In light of the Phoenix Pay System’s troubled past, the Department of National Defence (DND) has announced an expansion to the existing Compensation Team, as well as multiple additional measures being taken in an effort to rebuild and repair the compensation model to better support civilian employees across Canada.
A ribbon-cutting ceremony was held on 28 June at the Officers’ Mess. CFB Borden Commander, Col Andrew Atherton was joined by the Assistant Deputy Minister of Human Resources Civilian (HR-Civ) Kin Choi to announce the changes, and officially launch the Enhanced Service Delivery Model, a multi-tiered initiative to address, and take concrete action to find solutions and resolve compensation issues.
Of significance to DND employees, front line compensation support positions will be implemented on military bases and wings across the country. The new resources will include Timekeepers and Consultation agents who will be on-site points of contact for both civilian employees and military managers to assist in ensuring pay transactions are processed in a timely and accurate manner. CFB Borden has already had the opportunity to provide its community with these front-line support services offering four dates during the past two months, where onsite consultation agents were available to answer any questions, and, more complex issues were noted and sent to a compensation team for timely review and respose.
In addition to the direct support given to individual military bases, many systems within the Enhanced Service Delivery Model have already been put into place, and are actively functioning, including a new Human Resource Services and Support (HRSS) system, making compensation requests simpler for both managers and employees to submit. An app to further assist customers was also recently launched named HR GO and is available for iOS and Android devices for download. Furthermore, financial controls have been put in place to ensure payments are accurate and that records reflect all transactions. As well, the first ever ‘Pay Pod’ was launched on 30 May, this “pod” is essentially a team dedicated to processing incoming current transactions, while also addressing the backlog of outstanding cases related to employees. And finally, Compensation Advisor trainees have been hired in an effort to build and establish the next generation of skilled compensation advisors, all in an effort to improve and expand upon service delivery.
Supporting the DND initiative to support military spouses, the expanding compensation team will employ many military spouses with experience in compensation and the delivery of financial services.
Mr. Choi emphasized the importance and significance of the new resources presented at the ceremony.
“At this time last year we had about 77,000 cases in backlog, today we are now at 43,000, and most of those cases are much less severe, and we are getting on top of those. I am optimistic that within a year or so we will get down to a very stabilized focus.” Choi said. “We have to move forward, and this is why we are here because we want to invest in that type of ability and our compensation advisors can provide that service.”
Compte tenu du passé troublé du système de paye Phénix, le ministère de la Défense nationale a annoncé l’expansion de l’équipe de la rémunération actuelle, ainsi que la prise de nombreuses mesures supplémentaires dans le but de reconstruire et de réparer le modèle de rémunération pour mieux appuyer les employés civils partout au Canada.
Une annonce d’inauguration a eu lieu le 28 juin au mess des officiers de la BFC Borden. Le commandant de la BFC Borden, le Col Andrew Atherton, était accompagné du sous-ministre adjoint des Ressources humaines – Civils (RH-Civ), M. Kin Choi, pour annoncer les changements et lancer officiellement le modèle de prestation des services amélioré, une initiative à plusieurs niveaux visant à trouver des solutions et à résoudre les problèmes de rémunération.
Pour les employés du MDN, des postes de soutien à la rémunération de première ligne seront mis en place dans les bases et les escadres militaires partout au pays. Les nouvelles ressources comprendront des agents de consultation et des agents de comptabilisation du temps qui agiront comme points de contact sur place pour les employés ainsi que pour les gestionnaires civils et militaires afin de s’assurer que les opérations de paye sont traitées en temps opportun et de façon exacte. La BFC Borden a déjà eu l’occasion d’offrir ces services de soutien de première ligne à sa communauté en offrant quatre dates au cours des deux derniers mois où des agents de consultation sur place étaient disponibles pour répondre à toute question et où des problèmes plus complexes ont été notés et envoyés à une équipe de rémunération pour examen et proposition en temps opportun.
En plus de l’appui direct accordé aux bases militaires individuelles, de nombreux systèmes du modèle de prestation des services amélioré ont déjà été mis en place et fonctionnent activement, y compris un nouveau système des Services et soutien en matière de ressources humaines, ce qui facilite la présentation des demandes de rémunération pour les gestionnaires et les employés. Une application pour aider les clients a également été récemment lancée sous le nom de « HR Go » et peut être téléchargée sur les appareils iOS et Android. De plus, des contrôles financiers ont été mis en place pour s’assurer que les paiements sont exacts et que les dossiers reflètent toutes les transactions. Aussi, la toute première équipe mixte a été mise sur pied le 30 mai. Cette équipe mixte est essentiellement une équipe dédiée au traitement des transactions courantes entrantes, qui s’attaque à l’arriéré des dossiers en souffrance concernant les employés. Enfin, on a embauché des stagiaires en rémunération pour bâtir la prochaine génération de conseillers en rémunération compétents dans le but d’améliorer et d’élargir la prestation des services.
À l’appui de l’initiative du MDN visant à appuyer les conjoints des militaires, l’équipe de rémunération en expansion emploiera de nombreux conjoints de militaires ayant de l’expérience dans le domaine de la rémunération et de la prestation de services financiers.
M. Choi a souligné l’importance et la signification des nouvelles ressources présentées lors de la cérémonie.
M. Choi a dit : « Au même moment l’an passé, il y avait environ 77 000 cas en attente. Aujourd’hui, nous en sommes à 43 000, et la plupart de ces cas sont beaucoup moins graves, et nous reprenons le dessus. J’ai espoir que d’ici environ un an, nous atteindrons un objectif très stable. Nous devons aller de l’avant, et c’est pourquoi nous sommes ici. Nous voulons investir dans ce type de capacité, et nos conseillers en rémunération peuvent fournir ce service. »
By/Par: Emily Brown
